「担当者がいないと分からない組織は、もう限界だ。」@高橋那波美

【イラスト説明】情報共有の仕組みがあるかどうかで、組織の未来は決まる。

『仕組みがある場所と、仕組みが止まる場所 ― SK市と他市の比較から見えること』

今日、ある手続きの確認でSK市の窓口に電話をしました。
担当の方はお休みとのこと。
それ自体は、どんな職場でも起こりうる自然なことです。

ただ、預けていた書類の所在が、
その場にいた誰にも分からず、

• 「担当者が戻らないと分かりません」
• 「15時以降に、もう一度お電話ください」

と案内されました。

そのとき、以前関わっていた別の市の支援センターのことを思い出しました。
そこでは、情報が“人”ではなく“組織”に残る仕組みが整っていました。

SK市と比較すると、その違いはとても大きいと感じました。

◆ SK市と他市の比較表（固有名詞なし）

◆ 仕組みがあると、組織は止まらない

他市の支援センターでは、

• 紙の台帳
• ホワイトボード
• 共有フォルダー
• 必要時の個人確認ルート

この“3＋1”の仕組みが揃っていて、
担当者が不在でも、
「はい、分かりますよ」
と自然に答えられる環境がありました。

一方で、SK市では、
情報が担当者の頭の中にしかなく、
不在になると組織全体が止まってしまう状況でした。

◆ これは誰かを責めたい話ではなく、“仕組みの問題”

今回の出来事は、
個人の問題ではなく、
組織としての情報共有の仕組みが整っていないことが原因。

情報社会の今、
共有フォルダーや見える化は“特別な工夫”ではなく、
どの組織でも当たり前に必要な基盤です。

◆ 最後に

市民が安心して相談できる窓口であるために、
そして職員さん自身が負担なく働けるためにも、
SK市にも、
「情報が人ではなく組織に残る仕組み」
が広がっていくといいなと思います。

🌟 みんなで広げよう！🌟

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